皆さんの事業所・デイサービスではどのように書類の管理をしていますか？
今回は私が務める国内4万ヵ所存在するデイサービスの中でも１日に200名以上の利用者が来所される私のデイサービスではどのように書類の管理をするかについて触れていきます。
規模によって課題やニーズは違いますが、大きい規模の管理方法は取り入れられる部分もあるはずです。
LINEではデイサービス運営での情報共有全般(資料などのデータ類も含む)、事業所の実利に繋がるような情報共有や企業・サービスの紹介、セミナーや見学・職員様向けの勉強会などをでディスカウントさせていただく情報の配信も想定しております。
※どなたが加入しているかなどの参加者の情報は分からないようになっております！
カルテが分厚くなる過程とは
分かりやすい例をあげると、カルテは長く通われている利用者ほど分厚くなっていきます。
初回の利用契約の書類から、日々のケア記録、月々の提供表・介護計画書など書類は増える一方なんですよね・・・
なので、カルテ抜きといって、年末などの節目に定期的に書類を抜く作業がどの施設でもあるはずです。
その書類って当人のサービスが終了してからも２年間は保管しなければなりません。
報酬に関わるものは５年間の保管・地域によっても５年という指導も少なくないようですので、カルテ抜きをしたあとも出し入れができるよう倉庫に保管しているケースが多いのではないでしょうか？
はっきり言って１日に200名ほど来所される私のデイサービスではカルテ抜きなんてしてる暇はありません。
登録者で800名です。
想像してみてください。
月々の提供票は原則1人2表ありますので、毎月の提供票だけで1,500枚以上になります。
規模が小さい事業所でも長く続いている事業所では、数年前の〇〇さんのケアプランなんて言われてもすぐには取り出せないのではないでしょうか？
データ管理しにくい介護業界
本人の直筆がケアプランや介護計画書に求められる以上、紙は無くせないのが現実です。
また、未だにFAXでの書類の送受信も横行しています。
ですので、工夫されているデイサービスは自社内のケア記録やサービスの実施記録はデータ管理し、転記作業や紙の管理が最小限になるようにしているはずです。
紙の管理を否定しているわけではありませんのでそこはご了承ください。
紙の管理では後で検索できず、倉庫が必要になったりとデータ管理と比較すると相対的に手間を含むコストがかかるという点を主張したいわけです。
内部の環境は工夫できても年配のケアマネージャーなどは当然未だに紙を用いたコミュニケーションですし、当然こっちのオペレーションに合わせてもらうことも難しいです。
一生このままなのかななんて思うこともありますが、どんなものでしょう・・・
現在の私たちの書類の管理方法・近未来の書類管理方法についてこのあとに触れていきます。
大規模デイサービスの書類管理方法
上記にも述べましたが、受け入れる利用者が多いほど書類が増える速度も速く、書類を貯め込まない、量が増えても後からすぐに取り出せる準備が必要です。
私のデイサービスでは、提供表・介護計画書は全て複合機にてスキャンし、スキャンをする際にフォルダの振り分けもできるようにしています。
流れとしては
・手渡しやFAXで提供表を受け取る→複合機でスキャンして指定フォルダに保管
→提供表をチェックする職員は未読のフォルダを閲覧する
基本的にはこのようなステップです。
システムを噛ませているので、どの利用者の提供表が届いていないかも分かります。
データ管理をすることはアナログ(紙)管理に比べて様々な工夫の可能性を秘めています。
おそらく今はどの会社の複合機でもデータ管理ができるソフトが入っているはずなので、担当している販社の方に是非聞いてみてください。
介護計画書など、直筆の原本が必要と厳しく言われることも少なくなってきたので現在ではケアプランや介護計画書もデータとしてスキャンしています。
検索ができる分、圧倒的に効率が上がりますので是非試してみてください。
現在進めているのは、直筆の電子化です。
それは、在宅サービスの大きな比重を占めるデイサービスは在宅というキーワードから、自宅ではどうか？という点が必須となります。
個別機能訓練加算を算定するにあたっても居宅訪問チェックが必須ですし、ADL維持等加算を算定する上でもバーセルインデックス(BI)が必須です。
つまり自宅訪問し、記録が残せる、出先でもサインがもらえる環境を構築することが求められると予測します。
また、あえて紙で出力し、サインをいただいた後にデータで管理するというのもナンセンスです。
ケアマネージャーへの配布もそうです。
計画書上に電子サインをいただいたらタブレットからそのまま送信ができて、データとしても保管している状態になる。
この仕組みだけでかなりの業務省略になるはずです。
AIで個別機能訓練計画ができること以上に、通常の介護計画書を含む業務オペレーションの改善に繋がることです。
私たちはここにも手をつけていますが、私たちがやらなくてもそんな未来がかならずくるはずです。
ですので、最低限のITリテラシーをつけておくことをオススメします。
まとめ
介護計画書や提供表などの書類管理に時間やスペースを割くのは勿体ないです。
しかし、大半の介護現場ではこういった状態が蔓延していることかと思います。
否定するつもりはありませんが、紙やアナログ的な管理には発展性がありません。
また、新卒１年目の子でも所長でも同じ作業です。
ということは人によって差が出ない作業です。
こういった作業はどんどん電子化させていく観点が今後、長い目でみて生き残る上では重要かと思います。
いかがでしたでしょうか？
今は問題でなくても是非今から取り組んでみてください！
